Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Elektronik- och mekanikrelaterad mjukvara/litteratur. (T.ex schema-CAD, simulering, böcker, manualer mm. OS-problem hör inte hit!)
Nerre
Inlägg: 26633
Blev medlem: 19 maj 2008, 07:51:04
Ort: Upplands väsby

Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av Nerre »

Tänkte höra vad det finns för erfarenheter där, när jag kollar runt så verkar det man hittar oftast vara baserat på att man har ett stort projekt i taget där alla jobbar på olika delar som är beroende av tidigare delar.

Jag är mer ute efter nåt sätt att fördela flera projekt över flera resurser. Det är lite mer likt schemaläggning än projekthantering alltså.

Resurserna har olika "kvalificering", vi kan kalla dem koder. En resurs kan ha flera olika koder, men kan såklart bara utföra en sak i taget.

Ett projekt kan kräva flera olika koder. Det kan då antingen vara en resurs som har alla koderna, eller i annat fall att man måste använda flera resurser.

Jag vill alltså kunna konfigurera för varje resurs när den finns tillgänglig (säg antal tillgängliga timmar per dag, olika för olika dagar såklart, vissa dagar är lediga osv) och vilka "koder" den resursen har.

Sen för ett projekt är det specificerat vilka koder som krävs och hur många timmars arbete per kod.

Sen vill jag då med dra-och-släpp kunna planera in projekten på olika resurser. Är resursen inte tillgänglig vissa dagar ska det liksom "flöda förbi" dem tills nödvändigt antal timmar är uppnått. Den ska flagga för om de planerade resurserna inte har alla kvalificeringar (koder) som behövs, och självklart för om ett projekt krockar med nästa.

Det är inte direkt nödvändigt att följa upp hur projektet framskrider, det som behövs är ett planeringsverktyg, inte tidsredovisning.



Kom precis på en ganska bra liknelse:

Vi kan titta på musiker. Vi har ett antal musiker, vissa kan spela flera instrument, vissa kan bara spela ett.

Sen har vi ett antal musikstycken som ska framföras. Varje musikstycke har sitt behov av instrument.

Hur man kan man då planera så att vi utnyttjar musikerna optimalt, så alla har nåt att göra hela tiden?

(Fast nu insåg jag att det inte är helt bra likelse, en musiker kan ju bara spela ett instrument i taget, men i mitt fall kan en resurs tillhandahålla flera "koder" samtidigt till ett och samma projekt. Men inte till flera olika projekt. Man kanske kan säga att vissa musiker kan både spela och sjunga samtidigt, då behövs det ingen extra sångare.)
Användarvisningsbild
mrfrenzy
Co Admin
Inlägg: 14811
Blev medlem: 16 april 2006, 17:04:10

Re: Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av mrfrenzy »

Det du efterfrågar finns i alla affärssystem. För industriproduktion har jag jobbat med Pyramid till exempel.
Är det tjänster eller varor du producerar?
Nerre
Inlägg: 26633
Blev medlem: 19 maj 2008, 07:51:04
Ort: Upplands väsby

Re: Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av Nerre »

Det är tjänster.

Det är inte så många olika resurser ("musiker" enligt liknelsen) det handlar om, men det är olika musikstycken varje vecka.

Säg att vi har ett dussin musiker, och det är kanske nåt dussin olika instrument, de flesta musikstycken kräver bara ett instrument och sång kan man säga. Problemet är att det är vissa musiker som bara kan spela en viss typ av instrument, och då gäller det att se till att de musikstycken som de kan spela inte läggs på folk som kan spelar många olika instrument (för då blir de utan sysselsättning).

Jag vet att en av våra planerare körde MS Project ett tag, men när hon slutade blev det ingen överlämning till nån annan. Jag vet heller inte hon använda MS Project på rätt sätt, problemet här är ju att konfigurera grejerna rätt. MS Project gav i alla fall inte all den funktionalitet som hon behövde för planeringen, hon var ändå tvungen att göra en massa manuella justeringar.

Det behövs alltså nåt som har koll på att "Den här dagen kan Nisse spela Piano eller Gitarr, men inte mer än 50% av dagen, eftersom halva dagen är han redan upptagen med att spela Piano i ett annat musikstycke."

Ett projekt tar i väl genomsnitt 60 timmar, vi gör alltså hundratals såna projekt på ett år. Tyvärr kan en person inte ägna 100% av arbetstiden under en vecka åt ett enda projekt, eftersom projekten till viss del måste överlappa. Först gör man den stora biten, sen är det lite små uppföljningar som måste göras senare, men det går ju inte att sitta och rulla tummarna och vänta på uppföljningarna utan man måste börja med nåt nytt så länge.

En av planerarna hade förut en planering som byggde på 50/30/20% eller nåt sånt. Alltså under en vecka la man 50% på ett projekt, 30% på ett annat och 20% på ett tredje. Men det gick inte längre att använda när tiden som projekten tar inte går att veta 100% på förhand ("Hur lång tid tar det att läsa en bok?" brukar jag säga, är det "Totte badar" eller "Krig och fred"?), och ledningen vill ha allas tid uppbokad två månader framåt.

Numera görs planeringen i vanliga Excel-ark, ingen som helst koll av eventuell överbokning, dubbelbokning, bortglömda projekt etc. För att inte tala om strulet när saker behöver flyttas.


Kollar jag runt på planeringsprogram så är det inga som har några exempel som visar hur man kan göra sånt, allt verkar fokuserat på stora projekt med många olika iblandade. Så antingen klarar de inte det, eller så är det nåt som ingen letar efter, så de anser inte att det är nåt att marknadsföra.
Nerre
Inlägg: 26633
Blev medlem: 19 maj 2008, 07:51:04
Ort: Upplands väsby

Re: Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av Nerre »

Jag kan ju tilläggs också att det är ett rent planeringsprogram vi är ute efter, vi vill inte behöva dra in ett helt affärsstödssystem. Vi har redan IFS sen säkert 15 år tillbaka, men för vår verksamhet fungerar det så dåligt så vi använder det bara för fakturering...

Företaget har ju 300 anställda och denna planering behövs för ett dussin personer ungefär, så kostnaden (för installation, konfiguration och utbildning) måste ju vara i relation till det. Annars blir det billigare att anställa en extra admin som bara sitter och dubbelkollar allt.
mounte
Inlägg: 204
Blev medlem: 14 november 2010, 13:15:00
Ort: Sandviken

Re: Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av mounte »

Jag tycker det finns en hyggligt god kravbild men lite nyanser saknas för att ge ett riktigt bra svar.
I normala fall skulle jag blankt svara att använda något befintligt program och svälja den kostnaden det innebär för att ha ett bekymmersfritt arbetssätt.
Sedan har vi matematikern i mig som älskar alla typer av optimeringsproblem och det problem som du ställer upp kan vara ett eller båda (eller en mix) av "assignment problem" samt "scheduling problem" som är väldigt välstuderade inom linjärprogrammering.
Detta kan t.ex. lösas med CP-SAT, MIP eller vad för gift man föredrar.

Det "tråkiga" är att man behöver ställa upp problemet vettigt och störst kostnad är första-gången-tillämpningen.

Jag har förstått att varje "Uppgift" har randvillkor i form av "kompetenser", går dessa att kvantifiera som typ (1st saxofonist, 1st solist-sång, 2st kör-sång) eller liknande? Här kanske villkoret på genre kommer in också eller hur du uttryckte det....
Vidare så ser jag att varje "Arbetare" har en viss kompetensprofil t.ex. primär: violinist extra: klassisk, neoklassisk, ...
En schemalagd uppgift krävde också ett visst antal timmar att slutföra (utifrån bästa tidsestimat såklart), den procentsats ni har på "Arbetare" hur långt fram i tiden är den känd? Är det ok att ett jobb tar längre tid att slutföra och ha en jämn arbetsbelastning eller strävas det alltid efter att varje jobb ska slutföras så snabbt som möjligt?

Det vore intressant att veta hur ofta ni behöver lägga scheman och för hur lång period ni schemalägger.

Sedan är det alltid skoj med anonymiserad "exempel-data" på vad ni kan förvänta er att ge som input så kanske, bara kanske, kan jag kika om man kan göra något quick and dirty :)
Nerre
Inlägg: 26633
Blev medlem: 19 maj 2008, 07:51:04
Ort: Upplands väsby

Re: Planeringsprogram som är resursfokuserat?

Inlägg av Nerre »

Alltså, det behövs ingen automatisk planering, det behövs ett verktyg som kan hjälpa de som gör planeringen att se till att den blir rätt.

Observera att jag är egentligen inte alls inblandad i anförskaffningen av detta, jag bara ser hur värdelöst deras planering fungerar och dessutom vet jag att vi har en IT-avdelning som fokuserar på att det ska vara minsta möjliga ansträngning för dem själva.

När jag t.ex. tog fram en "prototyp" på en lösning i MS Access för en helt annan grej (jag gjorde det på ett par kvällar på min fritid, som proof of concept), så svarade IT-chafen att "MS Access är inget för stora företag" och sen tog det 2 år innan vi med hjälp av externa konsulter hade en färdig webbaserad lösning med SQL Server i botten. Min Access-lösning var till 85% färdig, men den förkastades alltså, trots att det är ett program bara ett dussin personer kommer arbeta i. (Vi hade tidigare ett system skrivet i MS Access som använder för större delar av verksamheten, så jag förstod inte riktigt varför de krånglade.)

Eller när anställda som satt i UK behövde komma åt vår filserver. Istället för att köra VPN så bestämde de sig för att flytta allting till Sharepoint. Och det fick de lov att göra om typ tre gånger. Första gången var det problem med lång filnamn (en massa filer som inte syntes i webbinterfacet, bara om man anslöt med Explorer mot Sharepoint), andra gången så insåg de att det inte gick att ha allt på en sharepoint-site, för det var så mycket och så stora filer.

Jag är med andra ord inte så övertygad om att det kommer att bli ett bra verktyg, och därför vore det intressant att se lite vad som finns.


Vi kanske kan likna det vid mekanisk tillverkning istället.

Vissa personer är utbildade att både svarva, fräsa, gänga och slipa, andra kanske bara kan fräsa och gänga.

Fast vid mekanisk tillverkning så kan man låta olika personer göra ett steg i taget, det funkar inte här, allt behöver göras "i ett svep" så säga. I värsta fall får man ha ett team, men de som är involverade måste då arbeta parallellt, det går inte att göra sekventiellt (därav att liknelsen med musik kanske är bättre).


Det krävs aldrig mer än ett av varje "instrument" för varje jobb, och som sagt var, om en och samma person kan spela alla instrumenten så räcker det för att den personen ska kunna ta det jobbet.

Kompetenserna anges i en matris, en rad per person och kryss i de kolumner man är kvalificerad för.

För jobben skulle man kunna göra en liknande matris, och då vilja i första hand försöka hitta en anställd som matchar alla kompetenser som krävs för jobbet, men i värsta fall kanske behöva lägga det på två (för att täcka alla kraven).


Cheferna vill att planeringen ska löpa minst tre månader framåt, men planeringen behöver justeras dagligen på grund av att det även dyker upp oförutsedda aktiviteter och såklart på grund av att vissa saker tar mer tid än vi hade räknat med. Det är därför det behövs nån slags smidig dra och släpp.


När vi var färre gjordes planeringen på en whiteboard, men då fanns det ingen dubbelkoll av att kompetenserna matchade jobbet, där var det bara fråga om att pussla in det i folks planering. Men nu är vi dels för många, och dels sitter folk utspridda i olika länder. Därför började de använda ett Excel-ark för planeringen. Men att klippa och klistra i ett Excel-ark ger ju ingen kontroll alls av att det inte blir fel (t.ex. att man planerar nån för fler arbetstimmar än den har, eller att man planerar in ett jobb som personen inte är kvalificerad för.)
Skriv svar